В ожидании второй волны COVID-19, которая, похоже, уже началась, но правительство обещает нам не отправлять бизнес в полный локдаун, как это было прошлой весной. Однако, предупрежден — значит вооружен (с). Ниже готовые решения для подготовки ко второй волне возможного карантина.

1. Документы, которые необходимо подготовить заранее:

— шаблон заявления о переводе на удаленку, чтобы оперативно внести правки в трудовые договоры. Возможно, правительство разрешит в экстренных случаях переводить сотрудников на удаленку приказом без дополнительных соглашений, но этого пока не случилось;

— дополнительное соглашение о переводе на удаленку;

— шаблон приказа о временном переводе отдела на удаленную работу, так вам не потребуется переводить каждого по отдельности.

2. Список сотрудников, идущих на удаленку:

— Список сотрудников старше 65 лет;

Как показала практика карантина 2020 года, первыми на удаленку отправят сотрудников старше 65 лет. Возможно им, как и прежде, разрешат оформить больничный лист на период действия ограничительных мер, но если нет, то лучше подготовиться заранее – сформировать списки сотрудников, которым компания может оформить нерабочие дни до особого распоряжения работодателя.

— список сотрудников с хроническими заболеваниями, а также беременные – это тоже группа риска, которых в первую очередь необходимо отправить на удаленку.

Еще одна группа риска — беременные и граждане с хроническими заболеваниями, их также лучше включить в список «удаленщиков» заранее. Если ваша компания не из прогрессивной Москвы, где сотрудникам было достаточно позвонить на горячую линию и больничный лист доставляли на дом, — работодателям не приходилось ломать голову о том, как оформить отсутствие сотрудников на рабочем месте. В других регионах часто отказывали в выдаче больничных и руководство часто не знало, как оформить отсутствие.

Обратите внимание, что перечень хронических заболеваний, при которых сотруднику лучше работать из дома, в каждом регионе свой. Если вы знаете сотрудников с подобными заболеваниями, то включите их в список.

Как узнать если ли у сотрудника хроническое заболевание?

Раздайте сотрудникам списки хронических заболеваний, при которых нужна самоизоляция и анкеты, где каждый должен указать только наличие или отсутствие чего-то из этого перечня. Требование назвать конкретную болезнь – незаконно, но это и не требуется. Этими анкетами организация сможет доказать Роспотребнадзору, что всех сотрудников, указавших наличие заболеваний, перевели на удаленную работу – избежав штрафа.

 

3. Закрепите способ обмена документами с сотрудниками на удаленке

Законопроект о равнозначности электронных документов бумажным, пока на рассмотрении у Правительства. Поэтому, если в компании еще не внедрен электронный документооборот, то, в преддверии второй волны карантина, необходимо подготовить соглашение об обмене электронными документами до конца года или добавьте формулировку «Документ действует до особого распоряжения генерального директора».

4.  Скорректируйте должностные инструкции сотрудников, продолжающих работать 

Если компания в связи с производственной необходимостью не может отправить всех сотрудников на удаленную работу, то, чтобы соблюсти требования Роспотребназора, ГИТ и т.д., — издайте локально-нормативный акт о стандартах безопасной работы в период пандемии.

Формулировка может быть такой: «Работник обязан соблюдать требования локального акта с санитарно-эпидемиологическими требованиями, утвержденного приказом генерального директора ООО “ЭКСПЕРТА” от 24.09.2020 г.».

Внести изменения в обязанности сотрудников работодатель не имеет право, но соблюдать локально-нормативные акты – обязаны. В случае, если в должностных инструкциях работников есть пункт о соблюдении ЛНА компании с которыми они знакомы под подпись, то и править ничего не нужно.

5. Обеспечьте необходимое количество средств индивидуальной защиты

Работодатель обязан обеспечить СИЗ каждого сотрудника, которые продолжат работать согласно рабочего графика. Необходимо учесть, что индивидуальные маски необходимо менять каждые три часа (кроме маски FFP3 с клапаном, она служит 6-8 часов), а одноразовые перчатки следует носить не более двух часов, тканевые можно использовать весь день.

До 01.10.2020 г. ФСС возмещало работодателям средства, затраченные на СИЗ. Компенсировать эту статью расходов можно было подав заявление в территориальное отделение ФСС до 01.10.2020 г. и предоставив бюджет на оказание мер по борьбе с коронавирусной инфекцией в 2020 г., а также перечень приобретенных СИЗ вместе с договором на их постановку и подтверждение оплаты.

Развесьте памятки по мерам борьбы с коронавирусной инфекцией на территории офиса.