Утвержденной формы официального приказа о переводе на дистанционную работу нет. Это означает, что контролирующие органы, в случае проверки, например, по жалобе сотрудника, не смогут применить штрафные санкции «за нарушение установленной формы документа».
В приказе стоит указать следующее:
— на какой период работодатель отправляет сотрудников работать удаленно, а также, по какой причине – можете руководствоваться постановлением главы региона, где он рекомендует перевести часть сотрудников на удаленный формат работы;
— составьте список сотрудников, которых вы переводите на удаленную работу. Вы можете зафиксировать их в самом приказе, или указать пофамильно в отдельном соглашении к нему. При этом работодатель не ограничен в выборе: можно отправлять на дистанционную работу целыми отделами.
— укажите ответственных лиц:
а) Руководитель кадрового отдела должен ознакомить всех сотрудников с приказом под подпись и заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам;
б) Руководитель IT-службы должен обеспечить удаленный доступ к рабочим компьютерам сотрудников;
в) Руководителям отделов обеспечить контроль за исполнением трудовых обязанностей работниками в период удаленной работы;
г) если требуется, укажите других ответственных лиц и обязанности.
Образец приказа о переводе сотрудников на дистанционную работу: Приказ о переводе на дистанционную работу COVID-19 от 2 ноября
Это один из самых важных пунктов. На основе Дополнительного соглашения работодатель сможет контролировать сотрудника в период дистанционной работы: время начала и окончания работы, выполнения KPI, соблюдение трудовых обязанностей.
В случае возникновения конфликтных ситуаций с работником, компания сможет оперировать данным документом при применении санкций к сотруднику.
Трудовая инспекция также будет на стороне работодателя, если сотрудник был ознакомлен под подпись с Дополнительным соглашением к трудовому договору.
В документе при переводе на дистанционную работу укажите следующее:
— Место удаленной работы сотрудника, продолжительность ежедневной работы, время перерыва для отдыха и питания и т.д.;
— Укажите период, на который организация переводит сотрудников на удаленный формат работы;
— Зафиксируйте методы коммуникации, порядок обмена документами и прочие важные аспекты;
— Обязательно отметьте, что по окончании действия указанного периода удаленной работы в силу вступают условия ранее заключённого трудового договора.
Дополнительные соглашения к трудовому договору нужно подготовить в двух экземплярах: один для сотрудника, второй – работодателю.
Формат данного раздела ПВТР, не регламентируется, а значит, компании могут составить его в свободной форме.
В разделе ПВТР, посвященном дистанционной работе, работодатель должен зафиксировать:
— каналы обмена данными и способы их шифрования;
— способы коммуникации между отделами (почта, телефон, месенджеры);
— прописать регламент доступа в офис при возникновении такой необходимости у удаленных сотрудников.
Если в компании есть корпоративная почта, то необходимо использовать ее в качестве связи с дистанционными сотрудниками. При таком раскладе работодателю будет проще доказать, от кого именно происходила коммуникация, т.к. доступ к подобным почтам есть только у определенного круга лиц.
Если организация хочет, чтобы электронная переписка между сотрудниками имела юридическую значимость, то необходимо:
а) издать Приказ о введении в компании электронного взаимодействия;
б) заключить с сотрудниками Соглашение об электронном взаимодействии, либо прописать это в дополнительном соглашении к трудовому договору, — с этого момента переписка будет иметь юридическую значимость.
Если в компании остались сотрудники, которые продолжают ходить в офис в условиях ограничительных мер, противодействующих распространению коронавирсуной инфекции, то следует учесть следующие рекомендации Роспотребнадзора:
— При входе в организацию каждый сотрудник обязан продезинфицировать руки, измерить температуру и зафиксировать это в ежедневном журнале. Даже при незначительном повышении температуры или ухудшении самочувствия, сотрудник обязан отправиться домой;
— обедать на рабочем месте больше нельзя. Работодателю надлежит организовать специальную комнату, которая сможет заменить столовую. Обязательное условие для подобных помещений – раковина и регулярная дезинфекция пространства.
При этом необходимо использовать одноразовую посуду, которую по завершении обеда надлежит уничтожить. Использование обычной посуды возможно, но необходимо соблюсти ряд требований по ее обработке: очищать посуду нужно в посудомоечной машине при температуре +65°С на протяжении 1,5 часов, или при обработке вручную обязательно использовать дезинфицирующие средства.
Работодателю необходимо регулярно проверять актуальность требований Роспотребнадзора на официальном сайте, для оперативного принятия корректирующих мер.
При переводе своих сотрудников на дистанционную работу, мы прошли каждый этап лично. Основываясь на пройдённом опыте, подготовили чек-лист по переводу команды на удаленный режим работы. Чтобы получить чек-лист, оставьте заявку на нашем сайте с комментарием «Хочу чек-лист: удаленка», и мы отправим вам его ответным письмом.
